Banyak perusahaan menyewa fotografer dan videografer untuk acara penting, lalu menyimpan hasilnya di satu folder yang jarang dibuka lagi. Padahal satu hari acara — peresmian kantor, kunjungan mitra, seremoni penandatanganan — bisa menjadi sumber materi komunikasi selama berbulan-bulan.
Bedanya ada di perencanaan. Dokumentasi yang dirancang hanya untuk "merekam acara" akan berakhir sebagai arsip. Dokumentasi yang dirancang untuk dipakai akan menghasilkan aset untuk website, laporan, media sosial, dan presentasi. Berikut cara merencanakannya.
Mulai dari pertanyaan: setelah acara, materi ini dipakai untuk apa?
Sebelum membahas jumlah kamera atau durasi liputan, tanyakan dulu: ke mana saja foto dan video ini akan pergi setelah acara selesai? Jawabannya biasanya lebih banyak dari yang dikira:
- Komunikasi ke kantor pusat atau tim global yang ingin melihat acaranya.
- Arsip internal untuk tim lokal dan sejarah perusahaan.
- Media sosial dan LinkedIn dalam beberapa minggu setelah acara.
- Laporan tahunan, company profile, dan presentasi yang dibuat jauh setelahnya.
- Website, terutama halaman tentang perusahaan dan berita.
Setiap tujuan butuh jenis materi yang berbeda. Kalau daftarnya sudah jelas sejak awal, tim dokumentasi bisa merencanakan shot list yang melayani semuanya.
Satu hari, dua versi video
Contoh yang baik adalah peresmian kantor baru IMCD di Jakarta. Acara satu hari ini harus mewakili skala dan budaya perusahaan, dan tim global mereka perlu melihatnya. Kami meliput acara sepanjang hari, dari pengguntingan pita sampai toast penutup.
Dari satu hari liputan itu, kami menyerahkan dua versi: film highlight yang ringkas untuk komunikasi global, dan versi yang lebih panjang untuk arsip tim lokal. Dua penonton, dua kebutuhan, satu jadwal produksi. Lihat proyek IMCD New Office Opening.
Foto acara korporat: empat jenis gambar yang selalu dibutuhkan
Untuk foto acara korporat, ada empat kelompok gambar yang hampir selalu dibutuhkan. Kalau keempatnya tertangkap, materi Anda akan cukup untuk hampir semua kebutuhan setelah acara:
- Momen kunci. Sambutan, penandatanganan, pengguntingan pita — momen yang menjadi alasan acara diadakan.
- Orang-orang penting. Pimpinan, tamu kehormatan, dan mitra, baik dalam momen formal maupun saat berbincang.
- Suasana. Ruangan, jumlah tamu, interaksi. Foto suasana yang membuat orang yang tidak hadir bisa membayangkan acaranya.
- Detail dan branding. Dekorasi, signage, produk, dan elemen visual yang memperkuat identitas perusahaan.
Dokumentasi China Mobile Indonesia Tour menunjukkan bagaimana satu kunjungan menghasilkan materi untuk banyak kebutuhan: momen seremoni untuk komunikasi resmi, dan suasana ruangan untuk cerita yang lebih hidup.
Koordinasi dengan panitia dan EO
Dokumentasi yang baik hampir selalu bergantung pada koordinasi sebelum hari H. Beberapa hal yang sebaiknya disepakati dengan panitia atau EO:
- Rundown lengkap, termasuk perkiraan waktu momen kunci dan perubahan yang mungkin terjadi.
- Daftar orang penting yang wajib terdokumentasi, sebaiknya dengan foto atau penanda yang memudahkan tim mengenalinya.
- Akses dan posisi di area panggung, area VIP, dan ruang yang terbatas.
- Kebutuhan cepat, misalnya foto yang harus dikirim di hari yang sama untuk rilis atau media sosial.
Arsip yang mudah dipakai ulang
Bagian terakhir yang sering dilupakan adalah setelah acara. Ratusan foto tanpa seleksi akan sulit dipakai. Hasil dokumentasi sebaiknya diserahkan dalam bentuk yang siap digunakan: foto pilihan yang sudah diseleksi dan diolah, dikelompokkan berdasarkan momen, dengan nama file yang jelas. Dengan begitu, tim komunikasi bisa menemukan foto yang mereka butuhkan berbulan-bulan kemudian tanpa membuka semua folder.
Acara hanya berlangsung sehari. Dokumentasi yang direncanakan dengan baik bisa terus bekerja sepanjang tahun.
Foto dan video dari satu tim
Untuk acara penting, menggunakan satu tim untuk foto dan video punya keuntungan praktis. Fotografer dan videografer tidak saling menghalangi, karena posisi mereka direncanakan bersama. Keduanya bekerja dari rundown dan shot list yang sama, sehingga tidak ada momen kunci yang terlewat karena masing-masing mengira tim lain sudah mengambilnya.
Gaya visualnya pun lebih konsisten. Warna, pencahayaan, dan nuansa foto akan terasa satu keluarga dengan video highlight, sehingga materi komunikasi setelah acara terlihat rapi saat ditampilkan berdampingan — di website, laporan, maupun media sosial.
Kesimpulan
Dokumentasi event yang bernilai dimulai dari satu pertanyaan sederhana: materi ini akan dipakai untuk apa? Dari situ, shot list, pembagian versi video, dan koordinasi dengan panitia bisa direncanakan agar satu hari acara menghasilkan aset untuk banyak kebutuhan.
Sedang menyiapkan acara perusahaan? Ceritakan rencananya kepada kami. Untuk acara peluncuran, baca juga studi kasus Castrol launch event.
